التواصل الجيد بين موظفي الشركة سبب مهم لنجاح الأعمال و تسهيلها و تطويرها , ومن ثم سينعكس على زيادة الأرباح و تنميتها.
الإجتماعات قد تكون سبباً في حل كثير من المشاكل و اتخاذ قرارات قريبة من الصواب , أو قد تكون -الإجتماعات- سبباً في تضييع الأوقات والجهود.
فكيف تكون اجتماعتنا مميزة ؟
ابتداءً فإن كثرة الاجتماعات و طولها غير مفيد , لذلك يجب علينا في البداية تحديد الهدف من الإجتماع و الأشخاص الذين سيتخذون قرارات في صلب الموضوع .
أما اذا كانت الإجتماعات دورية ولمتابعة شؤون العمل فإننا نستطيع الاستغناء عنها بالتقارير الأسبوعية والمتابعة بشكل يومي مستمر.
وحتى تكون نتائج الاجتماعات مميزة , يجب أن يكون هناك تحضير مسبق من خلال إعلام كل الموجودين بمحاور الاجتماع و نقاطه و الحصول على كافة البيانات المهمة
والتحضير الجيد للإجتماع يتطلب أن تحصل على صورة كافية عن الأمور التي ستتخذ فيها قرارات فمثلاً إذا كان الاجتماع لمناقشة قضايا العمال ,فيجب أن نستمع للعمال و نسجل ملاحظاتهم قبل حضور الاجتماع
اما اذا كان الاجتماع حول منتج الشركة فيجب الاستماع لقسم التصنيع و الاهتمام لرأي العميل و المستخدم
مكان الإجتماع يساهم في اتخاذ القرارات فمثلاً عند حديثنا عن تحسين سكن العمال فيجب أن يكون الاجتماع داخل أحد غرفهم .. كيف سنتوصل لنتائج مميزة و نحن تحت المكيفات الباردة و المكاتب الفخمة ؟!
اذا أردنا تحسين و تطوير المناطق البحرية السياحية , فيفضل أن يكون الإجتماع على الشاطئ
اذا حَضٌرنا للاجتماعات بشكل جيد فيجب ألا تتجاوز فترة الإجتماع أكثر من ساعة , بحيث يكون الإجتماع للتشاور و التخطيط للعمل ثم إتخاذ القرار المناسب بعد استماع رأي الأغلبية
اختلفوا كما تريدون في الإجتماع , لكن يجب أن تتوصلوا إلى قرارات صحيحة, و تأكدوا أن اجتماعاتكم توفر الوقت والمال و تساعد في تحسين المنتج النهائي ..
و في نهاية الاجتماع يجب أن تكون النقاط الرئيسية مفهومة و يتفق عليها أغلب الحضور , ثم يجب أن يُرسل محضر الإجتماع لمن حضر و شارك فيه حتى يعرف كل واحد مسؤليته و دوره القادم
